Das ESG-Lastenheft beschreibt, was die Software können soll. Diese Seite liefert das nächste Dokument: die formelle Ausschreibung (Request for Proposal, RFP), mit der Sie Anbieter zur verbindlichen Angebotsabgabe auffordern. Inklusive copy-paste-fähiger Gliederungsvorlage, Prozessregeln und Kostenformat.
Drei Dokumente werden in der ESG-Software-Beschaffung häufig verwechselt. Sie bauen aufeinander auf und haben jeweils einen eigenen Zweck. Wer sie vermischt, verliert entweder Zeit in der Marktsichtung oder erhält von Anbietern unvergleichbare Angebote.
Die Request for Information ist eine informelle Anfrage an mehrere Anbieter, um den Markt grob zu sondieren. Ziel ist ein Überblick über verfügbare Systeme, keine verbindliche Aussage. Im ESG-Kontext hilft dafür der ESG-Navigator, der in rund 6 Minuten eine erste Anbieterliste aus über 120 Systemen im Marktradar erstellt.
Das ESG-Lastenheft ist das interne Anforderungsdokument. Es listet, was die Software leisten muss: Module, Datenumfang, Integrationen, regulatorische Abdeckung. Es richtet sich primär an das eigene Projektteam und dient als Grundlage für die Ausschreibung.
Die Ausschreibung (Request for Proposal) ist das formelle Dokument, das an ausgewählte Anbieter versendet wird. Sie übernimmt die Anforderungen aus dem Lastenheft, ergänzt Projektrahmen, Kostenformat und verbindliche Prozessregeln und fordert ein vergleichbares, verbindliches Angebot ein. Genau darum geht es auf dieser Seite.
Eine vollständige Ausschreibung besteht aus sechs bis sieben festen Blöcken. Fehlt einer, liefern Anbieter unvergleichbare Angebote oder es entstehen Rückfragen, die den Prozess um Wochen verlängern.
Branche, Mitarbeitendenzahl, Standorte, Umsatz und Konzernstruktur. Diese Angaben bestimmen direkt, welche regulatorischen Pflichten greifen und welche Systemgröße sinnvoll ist.
Welche Berichtsstandards, Werke, Tochtergesellschaften und Zeiträume sind eingeschlossen. Enthält den Scope 1/2/3-Umfang der CO2-Bilanzierung als expliziten Punkt.
Der ESG-spezifische Kern der Ausschreibung, übernommen aus dem Lastenheft und nach Priorität gestaffelt. Inklusive Wesentlichkeitsanalyse, Datenerfassung und Reporting-Funktionen.
CSRD-Status, VSME-Referenzrahmen, LkSG/CSDDD-Pflichten und EU-Taxonomie-Bezug als eigener Abschnitt, nicht versteckt in Fließtext. Anbieter müssen hier konkret antworten.
Verbindliche Vorgabe, in welchen Kategorien Anbieter ihr Angebot aufschlüsseln müssen, damit Angebote vergleichbar sind. Siehe ESG-Software Kosten 2026.
Fristen, Ansprechpartner, Kommunikationswege, Bewertungskriterien und Ausschlusskriterien. Legt fest, wie und bis wann Angebote eingereicht werden.
Nachweis vergleichbarer Implementierungen, Wirtschaftsprüfer-Assurance-Erfahrung und Auditierbarkeit der Datenpfade als Pflichtnachweis, nicht als optionale Ergänzung.
Diese Struktur können Sie direkt als Grundgerüst für Ihr eigenes RFP-Dokument übernehmen. Platzhalter in eckigen Klammern sind durch Ihre Unternehmensdaten zu ersetzen. Die Reihenfolge folgt der Logik, in der Anbieter ein Angebot typischerweise aufbauen: erst Kontext, dann Anforderungen, dann Bewertung und Frist.
[Unternehmensname], [Branche], Projekttitel "ESG-Software-Ausschreibung [Jahr]". Fachlicher Ansprechpartner: [Name, Funktion, E-Mail]. Vergabeverantwortlicher/Einkauf: [Name, Funktion, E-Mail]. Frist für Rückfragen: [Datum]. Frist für Angebotsabgabe: [Datum, Uhrzeit].
[Anzahl Mitarbeitende], [Jahresumsatz in Mio. €], [Anzahl Standorte/Länder], [Konzernstruktur: eigenständig / Tochtergesellschaft / Mutterkonzern]. Zielsetzung des Projekts in zwei bis drei Sätzen: [z. B. Ablösung von Excel-basiertem ESG-Reporting, Vorbereitung auf CSRD-Pflicht ab Geschäftsjahr [Jahr]].
CSRD-Berichtspflicht: [ja / nein / freiwillig], Grundlage: Omnibus-I-Schwellenwerte (EU-Richtlinie 2026/470, in Kraft seit 18. März 2026, direkt berichtspflichtig sind Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden und mindestens 450 Mio. € Jahresumsatz). Falls nicht direkt CSRD-pflichtig: Referenzrahmen [VSME Basis-Modul / VSME Comprehensive-Modul]. Zusätzliche Pflichten: [LkSG / CSDDD / EU-Taxonomie / CBAM, jeweils ja/nein]. Mehr zur Einordnung: ESG-Vorschriften 2026.
Einbezogene Gesellschaften: [Liste]. Berichtszeitraum: [Geschäftsjahr]. Umfang Treibhausgasbilanzierung: [Scope 1 / Scope 1+2 / Scope 1+2+3], siehe Carbon-Accounting Scope 1/2/3. Wesentlichkeitsanalyse: [bereits durchgeführt / im Projekt zu unterstützen], siehe doppelte Materialität.
Tabellarische Übernahme aus dem ESG-Lastenheft: Spalten [Anforderung], [Priorität M/S/K], [Anbieter-Antwort: erfüllt/teilweise/nicht erfüllt], [Kommentar]. Pflichtthemen: CSRD-/ESRS-Reporting, VSME-Fähigkeit, EU-Taxonomie-Modul (EU-Taxonomie Software), Lieferketten-/LkSG-CSDDD-Datenerfassung (LkSG-Software vs. CSDDD), Kennzahlenmanagement, Datenimport aus [ERP/HR-System, z. B. SAP, DATEV].
Verbindliche Anforderung: lückenloser Audit-Trail je Datenpunkt (Quelle, Zeitstempel, verantwortliche Person, Änderungshistorie). Nachweis der Eignung für externe Prüfung durch Wirtschaftsprüfer: [ja/nein, mit welchen Prüfgesellschaften bereits erprobt]. Exportfähigkeit prüfungsfester Berichte in [Format, z. B. ESEF/XHTML].
Bestehende Systemlandschaft: [ERP, HR, Facility, Einkauf]. Geforderte Schnittstellen: [API, CSV-Import, Konnektoren]. Hosting: [Cloud EU / On-Premise], Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit: [DSGVO-Konformität, ISO 27001 o. Ä.].
Anbieter müssen ihr Angebot in folgenden Kategorien aufschlüsseln, konsistent mit ESG-Software Kosten 2026: [1] Lizenzkosten pro Jahr, [2] Implementierungs-/Onboarding-Kosten einmalig, [3] Schulungskosten, [4] Kosten für optionale Zusatzmodule, [5] Supportkosten pro Jahr, [6] Preismodell (pro Nutzer / pro Standort / Flatrate). Zur Selbsteinschätzung vorab: TCO-Rechner für ESG-Software.
Mindestens [Anzahl] Referenzprojekte vergleichbarer Größe und Branche. Erfahrung mit CSRD-/VSME-Umsetzung bei anderen Kunden. Angaben zu Unternehmensgröße und finanzieller Stabilität des Anbieters.
Bewertungskriterien und Gewichtung: [z. B. funktionale Erfüllung 40 %, Kosten 25 %, Referenzen 15 %, Implementierungszeit 20 %]. Format der Angebotsabgabe: [PDF, ausgefüllte Anforderungstabelle]. Rückfragen ausschließlich über: [Kontaktweg]. Verbindliche Frist: [Datum, Uhrzeit]. Vorgesehener Zeitrahmen bis Vertragsunterzeichnung: [Datum].
Sechs Schritte, um aus dem Anforderungskatalog ein versandfertiges RFP-Dokument zu machen und Angebote sauber auszuwerten.
Anforderungen nach Muss/Soll/Kür priorisieren. Grundlage: ESG-Lastenheft.
CSRD-Pflicht anhand der Omnibus-I-Schwellenwerte prüfen, VSME-Modul festlegen, LkSG/CSDDD- und Taxonomie-Bezug dokumentieren.
Aus dem Marktradar auf 3 bis 8 passende Anbieter reduzieren, z. B. über den ESG-Navigator.
Die zehn Abschnitte der Vorlage oben mit Unternehmensdaten füllen, Kostenformat und Fristen festlegen.
Gleichzeitiger Versand an alle Anbieter, definiertes Zeitfenster für schriftliche Rückfragen, Antworten an alle Empfänger.
Bewertung anhand der vorab festgelegten Gewichtung, Kostenvergleich mit dem TCO-Rechner, Entscheidung dokumentieren.
Diese vier Fehlerbilder tauchen in der Praxis der ESG-Software-Beschaffung immer wieder auf und lassen sich mit einer sauber strukturierten Ausschreibung vermeiden.
Ohne klare Angabe zu CSRD-Pflicht, VSME-Referenzrahmen und LkSG/CSDDD-Bezug können Anbieter den tatsächlichen Funktionsbedarf nicht einschätzen und kalkulieren pauschal, meist zu teuer oder am Bedarf vorbei.
Wenn jeder Anbieter Kosten anders gliedert, lassen sich Angebote nicht seriös vergleichen. Eine verbindliche Kostenstruktur ist Voraussetzung für eine faire Entscheidung.
Mehr als acht Anbieter erzeugen einen Auswertungsaufwand, der in keinem Verhältnis zum Erkenntnisgewinn steht. Weniger als drei Anbieter liefern keine echte Vergleichsbasis.
Wird die Prüfungsfähigkeit der Datenpfade nicht als Pflichtkriterium abgefragt, zeigt sich der Mangel oft erst bei der ersten externen Prüfung, wenn ein Wechsel kaum mehr möglich ist.
Damit Angebote gegenübergestellt werden können, sollte die Ausschreibung Anbieter zwingen, Kosten in denselben Kategorien anzugeben. Die folgende Struktur orientiert sich an den bereits veröffentlichten Marktzahlen von Find Your ESG (Stand 11.08.2026).
| Unternehmensgröße | Lizenzkosten pro Jahr | Regulatorischer Kontext |
|---|---|---|
| Bis 250 Mitarbeitende | 3.000 – 15.000 € | In der Regel nicht CSRD-pflichtig, VSME als praktischer Referenzrahmen |
| 250 bis 1.000 Mitarbeitende | 15.000 – 40.000 € | Meist nicht direkt CSRD-pflichtig, VSME Comprehensive-Modul oft sinnvoll |
| Über 1.000 Mitarbeitende und über 450 Mio. € Umsatz | ab 40.000 € | Direkt CSRD-berichtspflichtig gemäß Omnibus-I-Schwellenwerten |
Diese Lizenzspannen decken nur einen Teil der Gesamtkosten ab. Für eine vollständige Aufschlüsselung inklusive Implementierung, Schulung und Zusatzmodulen siehe ESG-Software Kosten 2026. Für eine interaktive, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Kalkulation nutzen Sie den ESG-Software TCO-Rechner 2026.
Das ESG-Lastenheft ist das interne Anforderungsdokument, das beschreibt, was die Software leisten soll. Die ESG-Ausschreibung (RFP) ist das formelle Dokument, das auf dem Lastenheft aufbaut, an ausgewählte Anbieter versendet wird und zusätzlich Projektrahmen, Kostenformat und verbindliche Prozessregeln enthält.
Ja. Der regulatorische Status sollte als eigener Pflichtabschnitt in der Ausschreibung stehen. Seit Omnibus I (EU-Richtlinie 2026/470, in Kraft seit 18. März 2026) sind nur noch Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden und mindestens 450 Mio. € Jahresumsatz direkt CSRD-berichtspflichtig. Für alle anderen Unternehmen ist der freiwillige VSME-Standard der praktische Referenzrahmen und sollte entsprechend benannt werden.
Nach eigener Einschätzung von Find Your ESG sind drei bis acht Anbieter ein sinnvoller Rahmen. Weniger Anbieter liefern keine belastbare Vergleichsbasis, deutlich mehr Anbieter erzeugen einen Auswertungsaufwand, der in der Praxis kaum zu bewältigen ist.
Für privatwirtschaftliche Unternehmen im Mittelstand ist eine formelle Ausschreibung in der Regel keine rechtliche Pflicht. Sie ist jedoch ein bewährtes internes Instrument, um Angebote vergleichbar zu machen und die Beschaffungsentscheidung nachvollziehbar zu dokumentieren. Bei öffentlichen Auftraggebern können zusätzliche vergaberechtliche Vorgaben gelten, die diese Seite nicht abdeckt.
Nach eigener Einschätzung von Find Your ESG liegt die typische Prozessdauer zwischen Versand des RFP und Ablauf der Angebotsfrist bei vier bis sechs Wochen. Hinzu kommt Zeit für die Auswertung der Angebote und gegebenenfalls Nachverhandlungen.
Sobald ESG-Daten von einem Wirtschaftsprüfer geprüft werden sollen oder eine CSRD-Berichtspflicht besteht, müssen Datenpfade lückenlos nachvollziehbar sein: Quelle, Zeitstempel, verantwortliche Person und Änderungshistorie je Datenpunkt. Diese Prüfungsfähigkeit sollte deshalb explizit als Muss-Kriterium abgefragt werden, nicht erst bei der ersten externen Prüfung auffallen.
Ja. Ohne eine vorgegebene Kostenstruktur gliedert jeder Anbieter sein Angebot anders, was einen fairen Vergleich unmöglich macht. Eine verbindliche Kostentabelle mit Lizenz-, Implementierungs-, Schulungs- und Supportkosten sollte fester Bestandteil der Ausschreibung sein.
Ja, sofern die Treibhausgasbilanzierung Teil des Projekts ist. Da Scope 3 die vor- und nachgelagerte Lieferkette umfasst und technisch deutlich anspruchsvoller ist als Scope 1 und 2, sollte die Ausschreibung explizit festlegen, welcher Scope-Umfang gefordert wird, und die Fähigkeit der Software zur Scope-3-Erfassung gezielt abfragen.
Eine Request for Information (RFI) ist eine informelle Marktsichtung ohne verbindlichen Charakter, mit der ein erster Überblick über passende ESG-Systeme gewonnen wird. Eine Request for Proposal (RFP), also die Ausschreibung, ist das formelle Folgedokument mit konkretem Anforderungskatalog, Kostenformat und Fristen, das ein verbindliches Angebot einfordert.
Der Anforderungskatalog aus dem Lastenheft bildet den Kern des Ausschreibungsabschnitts zu funktionalen Anforderungen. Er muss jedoch um Projektrahmen, regulatorischen Status, Kostenformat und Prozessregeln ergänzt werden, damit aus dem internen Was-Dokument ein versandfertiges RFP wird.
Nutzen Sie den ESG-Navigator, um in rund 6 Minuten passende Anbieter aus über 120 Systemen im Marktradar zu finden, oder sprechen Sie direkt mit unserem Team über Ihre Ausschreibung. Zurück zum Anforderungskatalog geht es im ESG-Lastenheft.